あなたの会社の生産性をあげる4つのステップ
あなたは、会社の決算を見て、利益の額と利益率を見て、
「あー、もっと利益が出せたらな」
とか、
「ウチの従業員、もっとがんばってくれへんかな」
とか、って思っていませんか。
もしくは、
社員に、生産性向上の提案をさせてもひとつもアイディアが出てこない、アイディアは出すけど、すぐに三日坊主で終わる、といった現場の状態にイライラしていませんか。
今では、「働き方改革」というコトバが先行してしまって、とにかく従業員を早く帰らせないといけない、と焦っているかもしれませんね。
実は、中小企業で生産性をあげるために重要な4つのステップがあります。
それがこちら。
ステップ1 現場の把握、課題の洗い出し
ステップ2 生産性を向上できるもっとも効果の出そうな課題の選定
ステップ3 対策の実施
ステップ4 実施した結果の振り返りと、今後、実施する対策の決定
では、順番に見ていきましょう。
ステップ1 現場の把握、課題の洗い出し
まず、御社の現場で起きている問題、課題をとにかく洗い出します。
できれば、現場のリーダにも参加してもらって、ホワイトボードを使って、ブレスト的にどんどん洗い出せるといいですよね。
ここでのポイントは、とにかく、出たものをどんどんホワイトボードに書き出す、という点です。
それはちゃうやろー、とか、それは関係ないよ、とか、そうした意見は出さない。出した課題を否定されると、もうそれ以上、意見は出ません。
ついつい社長としては、すぐにコメントしたくなりますよね。
でも、ここはぐっと我慢です。
とにかく、全部、洗い出す、これが大切です。
この洗い出した課題を整理するのは、次のステップです。
ステップ2 生産性を向上できるもっとも効果の出そうな課題の選定と対策検討
ステップ1で洗い出した課題を整理します。
整理する軸はいくつかありますが、たとえば、仕事の順番に整理する、という方法があります。
・仕事の準備
・仕事の実施
・仕事のまとめ、振り返り
という仕事のフェーズごとに分類する方法です。
他にも、仕事の種類ごとに整理する方法もあります。
・書類を集める仕事
・資料を作成する仕事
・プレゼンする仕事
・会議、打合せ
というような感じです。
そして整理ができたら、この中で、生産性向上に効果が高い課題を選定します。
パレートの法則、という80対20の法則があります。
無駄な作業、生産性を下げている作業の中の上位20パーセントを選定するところがポイントです。
この20パーセントが、実は、作業の80パーセントを占めている可能性があるのですね。
対策が打てれば、効果が高い。
そして、この課題に対する対策を検討します。
課題に対する対策は、大きく2つあります。
・やめる。
・やり方を変える。
の2つです。
IT導入で得意なのは、もちろん、やり方を変える、です。
これまで、一生懸命に入力していた帳票を、システムで自動取り込みにする、というような感じです。
ステップ3 対策の実施
ステップ2で決めた対策を実施します。
ここでは、ただ単に実施するのではなくて、モニターする仕組みが必要です。
モニターといっても、
チェックリストを作って、記入する。
作業記録を毎回記入する。
といった記録する仕組みを回すことです。
単に、実施するだけでは、何をどれくらい実施して、どれくらい効果があったのかがまったく見えません。
そこで、実施した内容や結果を記録する仕組みを導入するところにポイントがあります。
ステップ4 実施した結果の振り返りと、今後、実施する対策の決定
ステップ3で記録したチェックリストや作業記録をインプットにして、実施した結果を振り返ります。
振り返るために、記録はとても重要なんですね。
もう少し進めて、
課題の対策前にかかっていた時間と、改善後の時間を比較する
といった検討はとても効果があります。
評価軸を決めて、その評価軸に対して、よくなったのか、悪くなったのか、それとも変わらなかったのか、定量的に評価できることがとても重要です。
この見える化をはかって、その結果を社員全員に共有することで、参加意識を高めることができ、当事者意識をもってもらえると、少しずつ、現場での改善意識が根付いてくることになります。
ひとごとではなく、自分ごととして捉えてもらうにはどうすればよいか。
ここが一番重要なポイントです。
こうして効果が高かった対策、次に行う対策を検討して、決定します。
いかがでしたでしょうか。
まとめ
長くなったので、まとめます。
ステップ1 現場の把握、課題の洗い出し
→とにかくぜんぶ書き出す。その途中で出た意見を否定しない。
ステップ2 生産性を向上できるもっとも効果の出そうな課題の選定
→洗い出した課題を、一定の軸に沿って整理します。
対策については、効果が高そうな上位20パーセントを選定します。
ステップ3 対策の実施
→実施する対策をモニターする、記録する仕組みの導入が重要です。
ステップ4 実施した結果の振り返りと、今後、実施する対策の決定
→実施時の記録をインプットとして、改善前と改善後を比較します。
そして、今後の改善策をまた選定します。
次回は、中小企業の成長エンジンである、社長自身の生産性を向上する方法をご紹介します。
最新情報をお届けします
成功するWebマーケティング解説資料をプレゼント
まずは最初の一歩を踏み出すために大切な点を抑えることで、大きく失敗することがなくなります。
ぜひ、御社のWebマーケティングへの取り組みの参考にしてください。